TUGAS DAN WEWENANG SEKRETARIS CLUB

TUGAS DAN WEWENANG SEKRETARIS  CLUB

Tugas dan wewenang  Sekretaris  Club ( Anggaran Rumah Tangga Lions Clubs Indonesia Pasal 13/4 ) :

  • Sebagai  penghubung Club  dengan  Distrik, Club  dengan Club lain dan Club dengan Badan Pengurus Lions Clubs International dan sebaliknya
  • Membuat dan menyimpan semua  Risalah  Rapat Club
  • Melaporkan status  keanggotaan  Club setiap bulan paling  lambat  tanggal 31 akhir bulan berjalan kepada  Sekretaris  Distrik  dan Lions Clubs International sesuai  format isian yang telah  ditentukan oleh Lions Clubs  International
  • Melaporkan kegiatan Club setiap tahun  kepada Lions Clubs  International  sesuai  dengan format isian dan waktu  yang telah  ditentukan oleh Lions Clubs  International
  • Melaporkan kegiatan Club kepada Sekretaris Distrik, Ketua  Daerah dan Ketua  Wilayah setiap bulan sesuai  dengan waktu dan format isian yang ditentukan oleh Gubernur  Distrik
  • Menyampaikan copy laporan bulanan status keanggotaan Club kepada Ketua Daerah dan Ketua Wilayah
  • Membuat dan mengedarkan undangan untuk pertemuan berkala  anggota dan pengurus Club, sesuai pendelegasian dari Presiden Club
  • Menyebarluaskan undangan  dan  surat  pemberitahuan  dari  Distrik,  Multi  Distrik maupun Club  lain  kepada  semua  anggota  Club
  • Menyampaikan susunan Presiden, Sekretaris, Bendahara dan Direktur Keanggotaan Club untuk masa  kerja  berikutnya kepada Lions  Clubs  International  dan  Distrik sesuai tanggal dan  format yang  ditentukan oleh  Lions Clubs International
  • Sebagai anggota Komite Penasihat Gubernur Distrik didaerahnya.

Sekretaris Club  berada dibawah supervisi dan pengarahan Presiden dan Badan Pengurus serta bertindak  sebagai Pejabat Penghubung antara  Club dan  Distrik demikian  juga  dengan International.

Secara  garis  besar,  Club akan dinilai  dengan kecepatan dan tata cara  Sekretaris menanggapi berbagai  korespondensi,  komunikasi yang  diterima  oleh Club dari pihak luar,  karena  itu dia  dikenal pula  sebagai “Contact Person”  Club.

Tugasnya  bisa  menjadi rancu kalau dia selalu menangguhkan setiap permasalahan untuk “hari esok”,  sebaliknya kalau dia bersikap efisien, tugas tersebut akan menjadi sesuatu yang sangat menyenangkan.

Bersama dengan Presiden Club, mereka  berdua adalah anggota-anggota dari Komite Penasehat Gubernur Distrik didaerah Club berada dan dengan demikian  mereka  berdua adalah  juga anggota dari  Organisasi Distrik.

Kelebihan Sekretaris dari Pejabat Club lainnya, dia adalah pemegang peranan dalam hubungan erat  dengan International. Dibandingkan dengan anggota-anggota Club lainnya, dia pemeran utama dalam menentukan apakah waktu dan usaha rekan-rekannya dapat terbuang percuma dan juga penentu dari prestise Club dimata masyarakat.

Sediakanlah waktu 1 jam sehari untuk  tugas-tugas Lions,  kalau dilakukan secara rutin maka 1 jam lebih dari cukup.

Jangan menangguhkan korespondensi sampai ada rapat Badan Pengurus.

Seterimanya, langsung menghubungi Presiden untuk dibicarakan dan teruskan permasalahannya kepada pejabat atau komite yang berwewenang. Dengan cara ini pula tindakan cepat dapat diambil oleh Ketua Komite masing-masing untuk dibuatkan rekomendasinya dalam rapat Badan Pengurus, sehingga rapat bisa berjalan dengan efisien dan efektif.

Peka terhadap kejadian dan peristiwa yang menyangkut masyarakat didaerah dimana Club berada untuk kemudian mengambil tindakan-tindakan yang perlu  demi  Club.

Tugas pembuatan  Laporan :

  • Menyiapkan dan mengirimkan WMMR (Website Monthly Membership Report) tepat waktu yaitu  paling lambat tanggal 31 setiap bulannya (hubungi Komite IT di wilayah masing-masing). Khusus bagi Club baru, pengiriman WMMR (on line) Pertama adalah Bulan Pertama sesudah Charter Night  atau  90 hari setelah  tanggal pengesahan (Charter Approval) dari  Lions Clubs  International, mana  dari keduanya yang terdahulu setelah saat  club  itu disahkan oleh Lions Clubs  International.
  • Menyiapkan dan mengirimkan CLUB’S OFFICER REPORTING FORM (PU-101) kepada  Lions Clubs  International sebelum tanggal 30 April
  • Menyiapkan dan mengirimkan ke Lions Clubs International  TRANSFER MEMBER FORM (ME-20) jika ada anggota yang di transfer ke club lain
  • Menyiapkan  dan mengirimkan Club SUPPLY ORDER FORM  ke Lions Clubs  International – Club Supplies Department (disertai dengan bukti  transfer) jika Club tidak mempunyai saldo di LCI.
  • Menyiapkan  dan mengirimkan APPLICATION FOR LIFE MEMBERSHIP (CLM 30) kepada Lions Clubs  International disertai dengan  rekomendasi dari club serta  bukti transfer sebesar  US$ 300.00.
  • Menyiapkan dan mengirimkan LCI-101-X  dan LCI-101-Y yang memuat nama anggota, alamat, nomor telepon, handphone, email serta foto  terakhir kepada Lions Clubs Indonesia Distrik 307 B
  • Menyiapkan dan mengirimkan Application for Club President Excellence Award dan 100% Attendence Award.

Dapat  dipastikan bahwa  yang  pernah menjadi  Sekretaris yang baik, akan  menjadi Presiden Club yang baik

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.