PROTOKOL KEGIATAN CLUB

A. REGULAR MEETING

Regular meeting adalah suatu pertemuan berkala yang harus dilakukan oleh Club paling sedikit satu kali dalam sebulan. Pertemuan ini merupakan pertemuan seluruh anggota Club dan dipimpin oleh Presiden Club atau Wakilnya bila Presiden berhalangan

1. Acara Rapat

  • Pembukaan oleh Presiden
  • Roll Call oleh Sekretaris
  • Mengheningkan Cipta oleh Presiden (tidak diharuskan)
  • Pembacaan Tujuan dan Kode Etik Lions (tidak diharuskan)
  • Pembacaan Notulen Rapat yang lalu, Surat Masuk dan Keluar oleh Sekretaris
  • Laporan Keuangan oleh Bendahara
  • Laporan Presiden tentang keputusan – keputusan BOD, penyerahan Awards dan lain – lain.
  • Warna Sari
  • Penutupan oleh Presiden

2. Formasi Duduk

HEAD TABLE
3 2 1 4
XX XX XX XX XX XX XX
XX XX XX XX XX XX XX
XX XX XX XX XX XX XX

Keterangan :

1.       Presiden
2.       Presiden Yang Baru Lalu
3.       Sekretaris
4.       Bendahara
X. Anggota Club / Hadirin

B. REGULAR MEETING DENGAN PEMBICARA TAMU (GUEST SPEAKER)

Adakalanya dalam acara Regular Meeting diisi dengan Pembicara Tamu

1. Acara Rapat

Acara rapat adalah sama dengan yang terdapat dalam Regular Meeting biasa. Hanya setelah rapat ditutup, maka presiden mempersilahkan seluruh Pejabat yang duduk di Head Table untuk mengambil tempat diantara anggota Club. Kemudian Presiden mengundang pembicara tamu untuk duduk di Head Table dan menyerahkan acara kepadanya, sedangkan beliau mengambil tempat duduk di antara anggota.

Kebiasaan yang berkembang di Negara kita yang sudah menjadi bagian dari protocol, Presiden tetap duduk dimeja utama (head table) dan mempersilahkan Pembicara Tamu duduk disebelah kawannya atau Presiden mempersilahkan moderator pertemuan untuk duduk didepan (head table) menggantikannya.

2. Pembicara Tamu (Guest Speaker)

Setelah moderator menerima acara dari Presiden, maka ia dapat memulai acaranya dengan mengundang Pembicara Utama untuk menduduki tempat di Head Table dan duduk disebelah kanan Moderator.

Kemudian Moderator memperkenalkan Pembicara Tamu kepada anggota dengan membacakan biodatanya. Setelah itu Pembicara Tamu dipersilahkan membawakan topik pembicaraannya. Setelah Pembicara Tamu selesai membawakan topiknya, maka Moderator mempersilahkan anggota untuk menanggapinya dalam acara Tanya Jawab yang kemudian akan dirangkum secara keseluruhan oleh Moderator.

Selanjutnya Moderator mengundang Presiden untuk kembali ke Head Table dan menyerahkan kembali acaranya. Penutupan pertemuan dilakukan oleh Presiden Club. Bila ada penyerahan kenang – kenangan dari Club, maka hal tersebut dilakukan oleh Presiden, setelah itu acara Regular Meeting ditutup oleh Presiden.

Catatan : (tentang perkenalan Pembicara Tamu)

  • Sebutkan nama Pembicara Tamu dengan jelas berikut gelarnya
  • Beritahukan posisisinya dalam Lions Club, bila ia seorang Lion
  • Bidang usaha atau profesinya
  • Tempat tinggal dan biodatanya
  • Materi yang akan dibawakan

C. KUNJUNGAN GUBERNUR / PEJABAT DISTRIK / PEJABAT INTERNASIONAL

Sebagai salah satu tugas Gubernur, maka beliau seyogyanya dapat mengunjungi setiap Club minimal satu kali dalam masa jabatannya. Untuk itu perlu diperhatikan bahwa beberapa hal dari segi keprotokolan.

1. Jadwal Kedatangan

Tanyakan kepada Distrik perihal jadwal kedatangan, tanggal, jam serta sarana angkutan yang dipergunakan.

  • Persiapan akomodasinya
  • Tentukan siapa petugas penjemputan
  • Persiapkan jadwal acara selama kunjungannya
  • Persiapkan transportasi selama kunjungannya
  • Persiapkan jadwal acaranya dengan baik
  • Persiapkan undangan bagi Pejabat Pemerintah/Sipil bila ada

2. Acara Rapat

Untuk kelancaran acara, maka diperlukan suatu agenda rapat yang matang. Karena Gubernur / Pejabat Distrik tersebut mungkin tidak hanya akan mengunjungi Club anda, tetapi juga Club – club lainya di kota anda.

Contoh acara rapat ialah :

  • Pembukaan oleh Presiden Club
  • Roll Call oleh Sekretaris
  • Mengheningkan cipta oleh Presiden (tidak diharuskan)
  • Laporan tentang kegiatan dan keadaan Club oleh Presiden
  • Pengarahan dari Pejabat Pemerintah / Sipil, bila ada
  • Pengarahan / sambutan Gubernur Distrik
  • Lain – lain (bila ada pemberian Awards, maka ini dilakukan oleh Presiden dan bukan oleh Gubernur / Pejabat Distrik, karena ini merupakan Acara Club)
  • Penutup oleh Presiden

Catatan :

Bila dalam kunjungan Gubernur / Pejabat Distrik dibentuk suatu kepanitiaan, maka Pembukaan dilakukan oleh Ketua Panitia yang kemudian diserahkan kepada Presiden. Demikian pula dalam hal Penutupan dilakukan oleh Ketua Panitia.

3. Formasi Tempat Duduk

Dalam kunjungan seorang Gubernur / Pejabat Distrik ke Club adalah sangat penting untuk memperhatikan keprotokolan dalam formasi tempat duduk.

HEAD TABLE
4 2 1 3 5
AA AA AA AA AA AA AA
AA AA AA AA AA AA AA
XX XX XX XX XX XX XX

Keterangan :

  1. Presiden
  2. Gubernur / Pejabat Distrik (bila resmi diundang oleh Club)
  3. Presiden Yang Baru Lalu
  4. Sekretaris
  5. Bendahara
    A.  PDG atau para Pejabat Distrik
    X.    Anggota Club / hadirin

Catatan :

Bila dalam kunjungan dibentuk suatu kepanitian, maka formasi tempat duduk no. 1 adalah untuk Ketua Panitia dan diikuti dengan urutan yang lainnya.

Bila Gubernur / Pejabat Distrik bukan merupakan undangan resmi, maka beliau tidak diwajibkan untuk duduk di Head Table.

D. JOIN REGULAR MEETING

Sebenarnya dalam kegiatan Lions Club pemakaian istilah yang disebut dengan Join Regular Meeting adalah kurang tepat. Yang lebih tepat dan benar adalah Join Activity Meeting. Karena biasanya pertemuan ini dilakukan dalam rangka mengumpulkan lebih banyak pengunjung untuk suatu acara khusus (misalnya ada pembicara tamu ), atau membicarakan kegiatan bersama beberapa club), jika hanya untuk regular meeting biasa, justru pertemuan demikian kurang bermanfaat bagi perkembangan masing – masing club.

Karena dapat dibayangkan, bila suatu Join Regular Meeting diadakan oleh 5 Club saja, maka setiap Presiden, Sekretaris, dan Bendahara harus menyampaikan laporannya masing – masing dan ini akan memakan waktu yang panjang dan bertele – tele. Bayangkan pula setiap Club Presiden, Presiden Baru Lalu, Sekretaris dan Bendahara harus duduk pada Head Table, berapa panjang Head Table yang diperlukan.

Oleh sebab itu adalah lebih baik bila kita mempergunakan istilah Join Activity Meeting dari pada Join Regular Meeting. Dan biasanya untuk acara semacam ini dibentuk sebuah panitia untuk kegiatan bersama beberapa club.

1. Acara Rapat

  • Pembukaan oleh Ketua Panitia
  • Roll Call oleh Sekretaris Panitia
  • Mengheningkan Cipta oleh Ketua Panitia (tidak diharuskan)
  • Pembacaan Tujuan dan Kode Etik Lions (tidak diharuskan, kecuali bila terdapat undangan Pejabat Pemerintah / Sipil atau tamu – tamu non Lions)
  • Laporan Ketua Panitia
  • Pengarahan Gubernur / Pejabat Distrik, bila ada
  • Pengarahan Pejabat Pemerintah / Sipil, bila ada
  • Lain – lain seperti penyerahan Awards, pengumuman pemenang dan lain – lain
  • Penutupan oleh Ketua Panitia

Catatan :

Sebelum menyampaikan laporan, Ketua Panitia seyogyanya memperkenalkan para Pejabat Pemerintah / Sipil yang hadir, bila ada.

2. Formasi Tempat Duduk

HEAD TABLE
4 2 1 3 5
AA AA AA AA AA AA AA
AA AA AA AA AA AA AA
XX XX XX XX XX XX XX

Keterangan :

1.   Ketua Panitia
2 – 5   Para Presiden Club yang berpatisipasi
A.  Para Pejabat Pemerintah / SipilPejabat Kabinet Distrik
X.  Hadirin yang lain, anggota Club dan lain – lain

Posted in 10. Protokol Resmi dan Protokol Kegiatan. Comments Off on PROTOKOL KEGIATAN CLUB