PROTOKOL KEGIATAN DISTRIK

Pedoman – pedoman utama dalam pelaksanaan kegiatan – kegiatan juga perlu diperhatikan perihal keprotokolan sebagai berikut :

A. RAPAT KABINET

Rapat kabinet adalah Rapat yang diadakan oleh Gubernur Distrik dan diselenggarakan minimal 4 kali dalam setahun. Dalam Rapat Kabinet, maka yang memimpin adalah Gubernur Distrik.

Acara Rapat :

  • Pembukaan oleh Gubernur Distrik
  • Roll Call oleh Sekretaris Kabinet atau Pejabat yang ditunjuk
  • Mengheningkan Cipta oleh Gubernur (bukan merupakan keharusan tetapi dapat dilakukan bila ada anggota atau keluarganya meninggal)
  • Pembacaan dan Tujuan dan Kode Etik Lions (bukan merupakan keharusan)
  • Pembacaan Agenda Rapat oleh Sekretaris Kabinet atau Wakilnya
  • Pembahasan mata acara sesuai agenda rapat dipimpin oleh Gubernur Distrik
  • Penutupan oleh Gubernur Distrik

B. FORMASI TEMPAT DUDUK

HEAD TABLE

5 4 2 1 3 6
DD AA AA DD
DD AA AA DD
DD BB CC DD
DD BB CC DD
DD BB CC DD
DD CC CC CC CC CC CC CC CC CC DD
DD DD DD DD DD DD DD DD DD DD DD
EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE
EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE
EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE EE

Keterangan :

1. Gubernur Distrik
2.
Gubernur Distrik yang baru lalu
3. Wakil Gubernur Distrik I
4. Wakil Gubernur Distrik II
5. Sekretaris Kabinet
6. Bendahara Kabinet
AA Para Mantan Gubernur (PDG’s) Pejabat International Anggota Pengurus Yayasan
BB
Para Ketua Wilayah
CC
Para Ketua Daerah
DD
Para Ketua Komite
EE
Hadirin yang lain

Catatan :

Bila dalam suatu acara Rapat Kabinet atau acara tingkat Distrik lainnya yang dikunjungi oleh seorang Pejabat Internasional, tetapi bukan atas undangan resmi, maka Pejabat Internasional yang bersangkutan tidak diwajibkan duduk di Head Table.

C. KUNJUNGAN PEJABAT DISTRIK

Salah satu tugas yang diemban seorang Gubernur Distrik adalah untuk mengunjungi setiap Club, paling tidak satu kali dalam masa jabatannya. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dari segi keprotokolan. Untuk itu Gubernur Distrik akan memberitahukan kepada Club yang bersangkutan melalui Presiden atau Sekretaris Club perihal kapan dan jam berapa beliau akan hadir. Biasanya beliau akan hadir dalam salah satu Regular Meeting dari Club yang akan dikunjunginya.

1. Tempat Duduk
Karena Gubernur Distrik akan mengunjungi satu acara Club, maka tentu untuk beliau diberikan tempat yang khusus di barisan depan para anggota Club. Gubernur Distrik dapat juga diminta untuk duduk di Head Table, tetapi ini bukan merupakan suatu keharusan, kecuali bila beliau diundang secara resmi oleh Club. Bila beliau akan didudukkan di Head Table, maka formasi Head Table adalah sebagai berikut :

HEAD TABLE
4 2 1 3 5
XX XX XX XX XX XX XX
XX XX XX XX XX XX XX
XX XX XX XX XX XX XX

Keterangan :
1. Presiden Club
2. Gubernur distrik
3. Presiden Yang Baru Lalu
4. Sekretaris
5. Bendahara
XXX. Para Anggota Club / Hadirin

2. Acara Rapat
Karena acara ini merupakan Regular Meeting dari Club, maka yang memimpin rapat adalah Presiden Club, Agenda Rapat dapat terdiri dari :

  • Pembukaan oleh Presiden
  • Roll Call oleh Sekretaris Club
  • Mengheningkan Cipta oleh Presiden (tidak diharuskan)
  • Pembacaan tujuan dan Kode Etik Lions (tidak diharuskan)
  • Laporan tentang kegiatan dan keadaan club oleh Presiden
  • Pengarahan dari Gubernur
  • Warna Sari
  • Penutup oleh Presiden
Posted in 10. Protokol Resmi dan Protokol Kegiatan. Comments Off on PROTOKOL KEGIATAN DISTRIK