PROTOKOL RESMI LIONS CLUBS INTERNATIONAL

Protokol Resmi Lions Clubs International disusun seperti tersebut dibawah ini. Hanya pembicara utama yang layak memperkenalkan para tamu kehormatan yang hadir.

A. Urutan Perkenalan

Para Lion memperkenalkan menurut urutan berikut :

1.     International President
2.     Immediate Past International President
3.     International Vice President (according to rank)
4.     International Directors (a) (Board Appointees)*
5.     Past International President (b)
6.     Past International Directors (c)
7.     Chairperson, Council of Governors (a)
8.     District Governors
9.     Association Executive Administrator
10.  Association Secretary
11.   Association Treasurer
12.   Past Council Chairperson
13.   Immediate Past District Governor (a)
14.   Vice District Governors (a)
15.   Past District Governors (a)
16.   Multiple District Secretaries (Volunteer) (a)
17.   Multiple District Treasurers (Volunteer) (a)
18.   District Secretaries (a)
19.   District Treasurers (a)
20.   Region Chairperson (a)
21.   Zone Chairperson (a)
22.   District Chairperson (a)
23.   Club Presidents (a)
24.   Immediate Past Club Presidents (a)
25.   Club Secretaries (a)
26.   Club Treasurers (a)
27.   Past Club President (c)
28.   Multiple District Secretaries (staff) (a)
29.   Multiple District Treasurers (staff) (a)

Penjelasan untuk catatan (a), (b), (c) tersebut diatas :

Kelompok (a)

  1. Bila lebih dari seorang pejabat dari kelompok ini hadir dalam pertemuan tersebut, maka perkenalan kelompok Lion dari kelompok ini dilakukan menurut abjad Romawi dari nama keluarga mereka.
  2. Seandainya huruf pertama nama keluarga sama, lihat huruf keduanya, begitu seterusnya, selalu menurut abjad.
  3. Bila beberapa pejabat mempunyai nama keluarga yang sama, maka anda lihat nama depannya, siapa yang disebut lebih dahulu disebut menurut urutan abjad.
  4. Kalau ternyata nama depan juga sama, lihat nama tengahnya, lalu perkenalkanlah menurut abjad.
  5. Bila lebih dari satu pejabat yang nama lengkapnya persis sama, maka yang diperkenalkan lebih dahulu adalah Lions yang usia keanggotaannya lebih lama.

Kelompok (b)

  1. Bila lebih dari seorang pejabat dari kelompok ini hadir, maka yang diperkenalkan lebih dahulu adalah pejabat yang tahun jabatannya paling baru.

Kelompok (c)

  1. Bila lebih dari seorang pejabat dari kelompok ini hadir, urutan perkenalan adalah sama seperti pada kelompok (b).
  2. Bila lebih dari seorang Past International Director yang masa jabatannya sama hadir, maka kriteria yang ditetapkan untuk kelompok (a), berlaku disini.

Keterangan umum

Bila seorang Lion menjabat dari satu jabatan, ia diperkenalkan dengan jabatan yang tertinggi. Di area tertentu yang mempunyai jabatan – jabatan lain disamping yang disebut tadi, maka perkenalan dilakukan sesuai dengan kebiasaan setempat, asalkan pejabat yang dipilih (Selective Officers) didahulukan dari pejabat yang ditunjuk (Appointed Officers).

Dianjurkan agar Melvin Jones Fellow diperkenalkan sebagai satu grup. Dalam memperkenalkan penceramah, statusnya sebagai Melvin Jones Fellows harus disebutkan.

B. Tamu kehormatan yang non – Lion

Tamu kehormatan yang non – Lion diperkenalkan lebih dahulu sesuai dengan peraturan protokok atau kebiasaan yang berlaku setempat, dengan memperhatikan, bahwa bila non – Lion tersebut merupakan pembicara utama, maka ia didudukkan tepat disebelah kanan Ketua Panitia (lihat gambar).

C. Peraturan duduk dimeja utama (head table)

Ketua panitia atau Pimpinan Rapat harus selalu duduk dikursi paling tengah, kecuali bila ditempat tersebut diletakkan podium (central podium). Pada gambar no. 1, tampak Ketua Panitia duduk ditengah. Pembicara tamu / utama duduk ditempat no. 2, yaitu disebelah kanan Ketua Panitia. Tamu kehormatan Lion lainnya duduk menurut urutan selanjutnya sebagaimana ketentuan protokol yang berlaku.

Sedapat mungkin jumlah kursi yang disediakan / dipergunakan berjumlah ganjil

HADIRIN

7 5 3 1 2 4 6

Pada gambar no. 2 berikut, meja utama dilengkapi podium yang diletakkan ditengah deretan meja. Dalam hal ini, pengaturan duduk umumnya sama saja seperti biasa, kecuali Ketua Panitia harus duduk disebelah kiri podium (tempat duduk no. 1) dan pembicara utama di sebelah kanan podium (tempat duduk no. 2), dilihat dari posisi mengarah ke hadirin.

HADIRIN

7 5 3 1 PODIUM 2 4 6 8

Bila pasangan suami/istri hadir, mereka ditempatkan disebelah kiri pasangannya bila duduk di meja sebelah kiri meja dan ditempatkan disebelah kanan pasangannya bila duduk di meja sebelah kanan.

Dalam kesempatan – kesempatan tertentu, MC dipercayakan kepada seseorang lain (bukan Ketua Panitia/Pemimpin Rapat). Bila demikian halnya, ia harus didudukkan menurut kebiasaan yang berlaku, atau dikursi paling ujung dimeja utama.

Namun, bila MC itu kebetulan merupakan pejabat yang penentuan duduknya sudah diatur dalam protokol, misalnya beliau adalah seorang Past International Director, dan acaranya adalah acara District, maka peraturan itulah yang berlaku baginya.

Dalam beberapa kesempatan yang jarang terjadi, kita juga mengenal adanya Sekretaris Rapat. Dalam hal ini, penempatannya pun disesuaikan dengan kebiasaan setempat.

D. Meja utama ganda (multi-head tables)

Bila Anda menggunakan lebih dari satu meja utama, meja yang letaknya lebih tinggi harus dianggap sebagai meja yang paling utama. Hendaknya diperhatikan, agar para Lion yang tingkatnya sama, tidak ditempatkan dimeja yang berbeda.

E. Perkenalan mereka yang duduk dimeja utama

Perkenalan mereka yang duduk di meja utama dimulai dengan Ketua Panitia / Pimpinan Rapat, lalu dilanjutkan dengan pejabat yang paling rendah tingkat jabatannya, berturut – turut sampai yang tertinggi.

Bila kebetulan para istri juga didudukkan dimeja utama, mereka harus diperkenalkan bersama – sama dengan suaminya yang Lion. Misalnya, “Past International Director John Doe dan istri beliau, Jane”.

F. Lagu Kebangsaan

Bila para pejabat International Broad of Directors dari Negara lain hadir dalam acara – acara yang layak / biasa memperdengarkan lagu Kebangsaan, maka lagu kebangsaan para pejabat tersebut seyogyanya diperdengarkan.

Posted in 10. Protokol Resmi dan Protokol Kegiatan. Comments Off on PROTOKOL RESMI LIONS CLUBS INTERNATIONAL